Хранение документов

Как и где хранить документы — предоставляем рекомендации и даём практические советы по решению этого вопроса!

Документы являются важным атрибутом в работе любого предприятия. Отчеты, квитанции, договоры — это небольшой список бумаг, которые имеются в каждой компании. Многие предприниматели регулярно сталкиваются с проблемой качественного хранения документов: какие бумаги и на протяжении какого времени обязательно нужно сохранять, где это делать, как сохранить архив документов в Чертаново и т.д. Ответам на эти и ряд других важных вопросов посвящена эта статья!

Сроки хранения документов

Все бумаги можно условно разделить на несколько основных видов с учетом предназначения и времени хранения. Некоторые документы вообще необязательно сохранять, поскольку они теряют собственную ценность после совершения конкретной задачи. Но при этом существуют и бумаги, которые нужно содержать в течение нескольких лет или даже десятилетий. Более того, есть и документы, которые вообще запрещаются уничтожать.

Соответственно, выделяют 3 типа сроков хранения бумаг:

• Кратковременный – до 10 лет.
• Долговременный – более 10 лет.
• Постоянный.

Для определения срока хранения конкретного документа выполняется оценка ценности бумаг, которая предусматривает:

• Установление документов для постоянного хранения. В указанную группу входят бумаги, обладающие особым политическим, научным, а также хозяйственным либо же культурным значением. Такие документы хранятся на постоянной основе в госархивах.
• Установление документов для временного хранения. В указанную группу входят бумаги без особого культурного либо научно-исторического значения, но обладающие важным практическим значением.
• Отбор документов для последующего уничтожения. Чаще всего в данную категорию входят бумаги, которые не имеют культурной и научно-практической ценности, а также практического предназначения.
• Определение, а также корректировку сроков хранения бумаг.

Какие бывают виды хранения документов и где хранить документы в Чертаново?

1. Архивное хранение. В данную категорию входят государственные либо бухгалтерские документы, которые в большинстве случаев должны храниться на протяжении 5 и более лет (путевые листы, первые документы и т.д.).
2. Бухгалтерское хранение. Эту категорию формируют документы, которые нужно хранить в течение 10 и более лет (ежегодные бухгалтерские отчетности, отчеты по статистике и т.д.). Хранятся бумаги в офисе компании либо в других помещениях. Последний вариант является более выгодным, поскольку позволяет оптимизировать издержки на хранение документов и сэкономить свободное пространство в офисе, где постоянно находятся сотрудники.
3. Государственное хранение. Документы этой категории хранятся более 50 лет (трудовые соглашения, журналы выдачи трудовых книжек). В госархивы бумаги направляются исключительно после соответствующего оформления. Необходимо выполнить экспертизу по ценности и значимости документов, подготовить опись дел и выполнить их брошюровку.

Особого внимания заслуживают другие типы документации, не подлежащие уничтожению. К примеру, это могут быть бумаги с данными о специалистах, которые работали в компании.

Не забывайте, что в случае ликвидации организации все бумаги нужно сдавать в муниципальный либо же государственный архив.

Гарантированно сохраним документы в целостности в Чертаново!

Важными требованиями для обеспечения правильного хранения бумаг являются:

• соблюдение установленного температурно-влажностного режима, позволяющего избежать гниения, а также порчи документов;
• поддержание оптимального светового режима, который предоставляет возможность эффективно сохранять бумаги;
• строгое соблюдение санитарно-гигиенических требований – предупреждение формирования загрязнений и грибка в месте, где хранятся документы;
• обеспечение эффективного режима безопасности, позволяющего избежать кражи, изменения либо порчи бумаг.

Больше, чем просто дешевый склад рядом с «метро Пражская »

Вне офисное хранение документов является востребованной услугой, помогающей экономить время и сконцентрироваться на ведении бизнеса. Компания “Надежное Место” обладает современным оборудованием и поддерживает оптимальные условия, которые необходимы для качественного и безопасного содержания различных бумаг. В своей работе обеспечиваем безупречный уровень обслуживания клиентов и соблюдение существующих законодательных требований.

Пользуясь услугами компании “Надежное Место”, клиенты получают постоянный доступ к бумагам в любое время благодаря выгодному территориальному расположению нашего склада и возможности оперативно добраться сюда на общественном или личном транспорте. Сотрудничество с нами позволяет:

• Уменьшить нагрузку на работников, связанную с ежедневным разбором документов.
• Получить защиту и гарантию сохранности документов. Гарантированно Ваши документы никто не найдет, а метро Южное Чертаново находится в непосредственной доступности, что позволяет добраться в наш архив из любой точки города максимально быстро;
• Существенно сэкономить, поскольку бюджет на обустройство архива в офисе значительно выше по сравнению со стоимостью услуг компании “Надежное Место”;
• Освободить офис от нагромождения документов, которые чаще всего не используются;
• Хранить бумаги согласно требованиям закона.

Если Вам нужен удобный и доступный способ хранения важных бумаг, позвоните по номеру +7(499)127-97-97. Квалифицированные менеджеры помогут арендовать на выгодных условиях боксы для хранения документов и ответят на все интересующие вопросы! Теперь Вы точно знаете где хранить документы рядом со станцией метро Южное Чертаново с гарантией надежности и безопасности бумаг!