Хранение документационного архива организации

Современная буква закона строго прописывает все нормативы по хранению документов юридических лиц. Для каждого типа документации имеется свой срок. А до его истечения материалы должны сохраняться в пригодном для использования виде. И из-за этого может возникнуть проблема размещения, ведь у кого-то для хранения хватит пары стеллажей, а кому-то потребуется просторное помещение. 
Компания “Надежное место” поможет сохранить архив документов в районе метро Южное. Ведь наши спец боксы идеально подходят для данных целей.   
Как обеспечить надежность хранения
  Бумага - хрупкий материал и для ее хранения подойдет не каждое помещение. Что бы архивные материалы не пришли раньше времени в негодность, следует следовать нескольким правилам:
обеспечение в помещении постоянной температуры и низкой влажности;
соответственная защита от разнообразных вредителей и грызунов;
предотвращение доступа к архивным данным посторонних лиц.
В рядовом офисе очень сложно соблюсти все критерии, поэтому мы предлагаем воспользоваться нашим складом в Центральном Чертаново, который отвечает всем нормам и требованиям. Мы гарантируем сохранность вашего документального архива в течении всего договорного срока. 
Высота наших складских помещений (выше двух метров) позволяет размещать документацию ярусами на специальных стеллажах, что позволит сократить арендуемую площадь и, соответственно, снизить затраты. 
Для защиты ваших данных внешняя и внутренняя территория находится под круглосуточными охраной и видеонаблюдением. Вход на охраняемое пространство только по пропускам. 
Подготовка архива к хранению
Для того что бы поместить документацию на длительное хранение, требуется тщательно ее подготовить следующим образом:
произвести отбор и систематизировать весь архив;
составить опись сдаваемых на хранение материалов;
упаковать документы в специальные коробки и промаркировать их;
опечатать и поместить в архив.
Наиболее трудоемкий и объемный процесс — это систематизирование. Необходимо разобрать документацию на группы согласно категориям и временным рамкам. При этом можно выделить два вида систематизации: упрощённый (отбор идет по одному параметру: вид или дата) и комплексный (документация раскладывается по группам, и каждая группа сортируется по дате). Первый вариант наиболее подходит для хранения не требующихся документов, а второй лучше применить для текущего архива. 
Комплексная сортировка архива отлично подходит для Интернет-торговли.
Как правильно описать, упаковать и опломбировать документы
Размещать документы на хранение следует строго по описи. Этот метод позволит осуществлять своевременный контроль за сроками и порядком хранения архивных материалов, а также облегчит при необходимости поиск нужной информации. Имеются следующие категории описей:
Упрощённая. В нее вносятся только те наименования, которыми подписаны папки (на обложке и корешке).
Детализированная. Содержит подробный перечень документации, содержащийся в каждом деле (папке). 
Для архива. 
К содержанию детализированной описи добавляются период хранения и нумерация статьи. 
Идентификационная. Этот список используется для склада. В нем указаны индивидуальные номера, которые при поступлении на хранение присваиваются каждому делу и коробке.
Опломбирование материалов происходит после составления идентификационной описи. Такой способ является одной из защитных мер для предотвращения утечки информации. Особенно это актуально при перемещении/транспортировке архива. Например, при перевозке на наш склад в Центральное Чертаново.
В качестве пломб многие используют бумажный вариант и скотч, но такой метод не дает надежных гарантий. Мы рекомендуем использовать пластиковый вариант с уникальной нумерацией. Эти номера заносятся в специальную опись, что предотвращает возможность подмены.